Standardisasi penamaan file, gunakan templat kompres, dan arsipkan versi "final" terpisah dari versi kerja.
Penamaan
Format YYYYMMDD_TIPE_NAMA.pdf memudahkan sortasi otomatis dan pencarian cepat.
Templat kompres
Sepakati level kompresi default tim — misal "Sedang" untuk arsip internal, "Ringan" untuk kontrak kirim klien.
Versioning
Letakkan versi "final" di folder berbeda dari draft. Jangan menimpa file final, simpan sebagai _FINAL_v2.pdf dengan changelog ringkas.